Noi prevederi legale
In contextul declararii pandemiei COVID-19 cauzate de raspandirea noului tip de coronavirus SARS-CoV-2 si a afectiunii cauzate de acesta, Guvernul Romaniei a adoptat Ordonanta de urgenta nr. 62/2020 pentru adoptarea unor masuri in domeniul societatilor („OUG nr. 62/2020”/”Ordonanta”), in vederea desfasurarii reuniunilor organelor statutare.
Intrucat potrivit Legii nr. 31/1990 desfasurarea adunarilor generale prin corespondenta este, pentru unele forme de societati, limitata sau conditionata inclusiv de existenta unor prevederi in acest sens in actul constitutiv si, tinand cont ca societatile au obligatia intrunirii adunarii generale ordinare, dupa data incheierii exercitiului financiar pentru a decide asupra unor aspecte esentiale pentru functionarea lor (ex: aprobarea situatiilor financiare anuale si stabilirea bugetului de venituri si cheltuieli; alegerea sau revocarea membrilor consiliului de administratie ori de supraveghere), prin OUG nr. 62/2020, in vigoare din data de 08.05.2020, pe durata starii de urgenta, adunarile generale ale actionarilor/asociatilor societatilor pot fi convocate
- fie prin prin publicarea deciziei de convocare in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea a IV-a si intr-un ziar de larga raspandire,
- fie prin orice mijloace de comunicare la distanta, care asigura transmiterea textului.
Convocarea va putea fi realizata prin mijloace de comunicare la distanta daca este indeplinita conditia ca fiecare acționar/asociat sa comunice/sa fi comunicat in scris administratorilor/consiliului de administratie/directoratului adresa postala sau, dupa caz, cea de posta electronica, numarul de telefax ori alte coordonate la care poate primi corespondenta cu societatea (art. 1 OUG nr. 62/2020);
- asociatii/actionarii vor respecta aceleasi reguli de comunicare stabilite de organul statutar in cazul in care vor transmite propunerile lor de modificare/completare a ordinii de zi din convocator;
- chiar daca actul constitutiv nu prevede sau interzice ca adunarile generale ale actionarilor/asociatilor sa poata avea loc si prin corespondenta sau prin mijloace electronice de comunicare directa la distanta, pe perioada de aplicare a dispozitiilor Ordonantei acest lucru va fi posibil (art. 3 OUG nr. 62/2020);
Prin convocatorul adunarii generale se vor stabilii toate detaliile organizatorice inclusiv modalitatea de exercitare a dreptului de vot, si in situatia in care acesta trebuie exercitat in secret, in cazurile prevazute de Legea societatilor comerciale. Votul trebuie transmis catre societate, inainte de data sedintei prin scrisoare recomandata, servicii de posta sau curier ori prin scrisoare transmisa prin email avand atasata semnatura electronica.
- Adunarea generala a actionarilor/asociatilor poate avea loc prin mijloace electronice de prin teleconferinta sau videoconferinta daca se asigura caracterului secret al votului,precum si dreptul de exercitare a votului prin corespondenta (art. 5 OUG nr. 62/2020);
- Informatiile si documentele vizand problemele înscrise pe ordinea de zi, inclusiv, daca este cazul, situatiile financiare anuale, raportul anual al consiliului de administratie, respectiv raportul directoratului si cel al consiliului de supraveghere, raportul cenzorilor/auditorilor financiari, propunerea cu privire la distribuirea de dividende si situatia privind dividendele distribuite partial in cursul anului financiar se publica pe pagina de internet a societatii, daca aceasta detine o pagina proprie de internet (art. 2 OUG nr. 62/2020);
In cazul in care societatea nu detine pagina proprie de internet, informatiile si documentele se transmit actionarilor/asociatilor prin posta electronica;
- decizia organului statutar privind organizarea adunarii generale exclusiv prin vot prin corespondenta trebuie printre altele sa fie mentionata in procesul verbal al adunarii in care trebuie de asemenea sa se faca referire si la indeplinirea formalitatilor de convocare conform regulilor expuse mai sus.
Hotararea adunarii generale a asociatilor va putea fi semnata olograf sau cu semnatura electronica extinsa de catre administrator sau de catre persoana desemnata in functia de presedinte a consiliului de administratie/directoratului (art. 6 OUG nr. 62/2020);
- organul statutar poate revoca convocarea adunarii generale daca aceasta nu poate sa se desfasoare dupa regulile de comunicare si prevenire a infectarii cu coronavirusul SARS-CoV-2, in situatia in care decizia convocarii a fost luata anterior intrarii in vigore a Ordonantei, respectiv anterior 08.05.2020. Daca adunarea generala a actionarilor/asociatilor s-a desfasurat in acord cu regulile impuse de Ordonanta, dupa data instituirii starii de urgenta (16.03.2020), dar inainte de intrarea in vigoare a Ordonantei (08.05.2020), hotararile adoptate in acest cadru sunt considerate valide (art. 8 OUG nr. 62/2020).
Prevederile OUG nr. 62/2020 sunt aplicabile si adunarilor generale convocate pe durata starii de urgenta, dar care sunt intrunite ulterior incetarii starii de urgenta (15.05.2020), precum si adunarilor generale convocate si intrunite in primele 2 luni dupa incetarea starii de urgenta.
Adunarea generala ordinara anuala a actionarilor poate avea loc pana la data de 31 iulie 2020, si nu in 5 luni de la incheierea exercitiului financiar conform reglementarii din Legea nr. 31/1990. Totodata mentionam ca potrivit OUG 48/2020 privind unele masuri financiar-fiscale, termenul pentru depunerea situatiilor financiare a fost amanat de la 31 decembrie 2019 pana la data de 31 iulie 2019.
Pana la data de 31 iulie 2020, consiliul de adminstratie, respectiv directoratul nu este obligat sa convoace adunarea generala daca constata ca in urma pierderilor stabilite prin situatiile financiare anuale, activul net al societatii a fost diminut cu mai putin de jumatate din valoarea capitalului social subsris.
Subliniem ca prevederile Ordonantei nu sunt aplicabile societatilor aflate sub incidenta Legii nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata.
*****